相手が電話をかけてきて、特定の人物に取り次いでほしいと言ってきたとします。ところが取り次ぐべき人物が現在席をはずしている、ということもなくはありません。この場合には、取り次ぐ相手が不在であることと、そのことについてお詫びをするということが電話のマナーになってきます。
すると相手が「またかけ直します」ということがあるでしょう。他方で「折り返し電話を頂けませんか」といってくることもあります。もし折り返しの電話をこちらからしなければならなくなった場合には、以下のことを聞いておくようにしましょう。
まずは「恐れ入りますが、お電話番号をお教えいただけますでしょうか？」と相手の連絡先を聞き出しておきましょう。そして相手が電話番号を言ったら「念のために復唱させていただきます。○○○ー○○○○ですね？」と復唱をして確認をします。
そして相手の都合も確認しておきましょう。「何時頃にお電話をおかけすればよろしいでしょうか？」といった感じにです。
そして「私○○が、用件を承りました」という感じに、自分が受け取ったということをはっきりさせましょう。そうすれば、電話がなかった場合に、相手も責任の所在が分かりやすくなります。
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